Artikel 82 Het voeren van de boekhouding

De rekenplichtige van de Commissie is bevoegd om het geharmoniseerde rekeningstelsel vast te stellen dat moet worden toegepast door instellingen van de Unie, door Europese bureaus en door de agentschappen en de organen van de Unie zoals bedoeld in afdeling 2 van hoofdstuk 3 van deze titel.

De rekenplichtigen ontvangen van de ordonnateurs alle gegevens die nodig zijn voor de opstelling van rekeningen die een getrouwe weergave zijn van de financiële situatie van de instellingen van de Unie en de uitvoering van de begroting. De ordonnateurs garanderen de betrouwbaarheid van deze gegevens.

Voordat de rekeningen door de instelling van de Unie of het in artikel 70 bedoelde orgaan van de Unie worden goedgekeurd, tekent de rekenplichtige ze af, waarmee hij verklaart dat hij een redelijke zekerheid heeft dat de rekeningen een getrouwe weergave van de financiële situatie van de instelling van de Unie of het in artikel 70 bedoelde orgaan van de Unie bieden.

Daartoe vergewist de rekenplichtige zich ervan dat de rekeningen zijn opgesteld in overeenstemming met de in artikel 80 genoemde boekhoudregels en met de in artikel 77, lid 1, eerste alinea, punt d), bedoelde boekhoudprocedures en dat alle ontvangsten en uitgaven in de rekeningen zijn geboekt.

De gedelegeerde ordonnateur zendt de rekenplichtige, met inachtneming van de door de rekenplichtige vastgestelde regels, alle informatie over financiën en beheer toe die nodig is voor de vervulling van diens taken.

De rekenplichtige ontvangt van de ordonnateur regelmatig, en minstens vóór het afsluiten van de rekeningen, de dienstige financiële gegevens betreffende de bancaire trustrekeningen teneinde het gebruik van middelen van de Unie in de boekhouding van de Unie tot uiting te brengen.

De ordonnateurs blijven volledig verantwoordelijk voor het juiste gebruik van de door hen beheerde middelen, de wettigheid en de regelmatigheid van de door hen beheerde uitgaven en de volledigheid en juistheid van de aan de rekenplichtige verzonden informatie.

De bevoegde ordonnateur stelt de rekenplichtige in kennis van alle ontwikkelingen of significante wijzigingen van financiële beheerssystemen, inventarisatiesystemen of systemen voor de waardering van activa en passiva die gegevens leveren voor de boekhouding van de instelling van de Unie of worden gebruikt om boekhoudgegevens te onderbouwen, teneinde de rekenplichtige in staat te stellen de overeenstemming ervan met de valideringscriteria te verifiëren.

De rekenplichtige kan op elk moment een reeds gevalideerd financieel beheerssysteem opnieuw onderzoeken en kan verlangen dat de bevoegde ordonnateur een actieplan opstelt om eventuele tekortkomingen tijdig te verhelpen.

De ordonnateur is verantwoordelijk voor de volledigheid van de informatie die aan de rekenplichtige wordt verzonden.

De rekenplichtige is bevoegd de ontvangen informatie te controleren en alle verdere toetsen uit te voeren die hij noodzakelijk acht om de rekeningen te kunnen aftekenen.

Zo nodig maakt de rekenplichtige voorbehouden, waarbij hij de aard en de draagwijdte van de voorbehouden precies omschrijft.

De boekhouding van een instelling van de Unie is een systeem van ordening van budgettaire en financiële informatie om kwantitatieve gegevens te boeken, in te delen en te registreren.

Het boekhoudsysteem bestaat uit een algemene boekhouding en een begrotingsboekhouding. De boekhoudingen worden per kalenderjaar en in euro gevoerd.

De gedelegeerde ordonnateur kan tevens een gedetailleerde beheersboekhouding voeren.

De bewijsstukken met betrekking tot de boekhouding en de opstelling van de in artikel 247 bedoelde rekeningen worden bewaard gedurende een periode van ten minste vijf jaar te rekenen vanaf de datum waarop het Europees Parlement kwijting verleent voor het begrotingsjaar waarop de bewijsstukken betrekking hebben.

De bewijsstukken met betrekking tot verrichtingen die niet definitief zijn afgesloten, worden bewaard tot het einde van het jaar dat volgt op de afsluiting van die verrichtingen. Artikel 4 van Verordening (EU) 2018/1725 is van toepassing wat de bewaring van verkeersgegevens betreft.

Elke instelling van de Unie bepaalt bij welke dienst de bewijsstukken worden bewaard.