Verordening (EU, Euratom) 2024/2509 tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie (herschikking):artikel 36

Verordening (EU, Euratom) 2024/2509 tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie (herschikking)

Artikel 36 Interne controle op de uitvoering van de begroting

Geldend

Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.

1.

Op grond van het beginsel van goed financieel beheer wordt de begroting uitgevoerd met de doeltreffende en efficiënte interne controle naargelang elke wijze van uitvoering, en in overeenstemming met de toepasselijke sectorspecifieke regelgeving.

2.

Voor de uitvoering van de begroting is interne controle van toepassing op alle niveaus van het beheer en dient het redelijke zekerheid te verschaffen over de verwezenlijking van de volgende doelstellingen:

a)

doeltreffendheid, efficiëntie en zuinigheid van de operaties;

b)

betrouwbaarheid van de verslaglegging;

c)

bescherming van activa en informatie;

d)

preventie, opsporing, correctie en follow-up van onregelmatigheden, waaronder fraude, corruptie, belangenconflicten en dubbele financiering, ook door vrijwillige gebruikmaking van één geïntegreerd en interoperabel informatie- en monitoringsysteem, waaronder één enkel door de Commissie beschikbaar te stellen instrument voor datamining en risicoscores, en door het mogelijk maken van de toegang tot en de elektronische automatische opvraging, registratie, aggregatie, opslag en overdracht in real time van gegevens over de ontvangers van middelen van de Unie, met inbegrip van de uiteindelijk begunstigden zoals gedefinieerd in artikel 3, punt 6, van Richtlijn (EU) 2015/849, overeenkomstig sectorspecifieke regelgeving;

e)

adequate beheersing van de risico's in verband met de wettigheid en de regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, rekening houdend met het meerjarige karakter van de programma's en met de aard van de betrokken betalingen.

3.

Een doeltreffende interne controle is gebaseerd op beproefde internationale methoden en omvat in het bijzonder de volgende elementen:

a)

een scheiding van taken;

b)

een adequate risicobeheersings- en controlestrategie, inclusief controles op het niveau van de ontvangers;

c)

adequate auditsporen en de integriteit van de gegevens in gegevenssystemen, waaronder elektronische;

d)

procedures voor het monitoren van de doeltreffendheid en de efficiëntie;

e)

procedures voor de follow-up van vastgestelde zwakheden van de interne controle, en uitzonderingen;

f)

een periodieke evaluatie van de goede werking van het internecontrolesysteem.

4.

Een efficiënte interne controle is gebaseerd op de volgende elementen:

a)

de uitvoering van een adequate, door de relevante bij de controleketen betrokken actoren onderling gecoördineerde risicobeheersings- en controlestrategie;

b)

de toegankelijkheid van de controleresultaten voor alle relevante, bij de controleketen betrokken actoren;

c)

vertrouwen, waar passend, op beheersverklaringen van uitvoeringspartners en op onafhankelijke auditadviezen, mits de kwaliteit van de onderliggende werkzaamheden adequaat en aanvaardbaar is en dat ze werden verricht overeenkomstig gevestigde normen;

d)

de tijdige toepassing van corrigerende maatregelen, waaronder passende en afschrikkende sancties;

e)

duidelijke en ondubbelzinnige wetgeving als grondslag voor het betreffende beleid, met inbegrip van basishandelingen betreffende de elementen van de interne controle;

f)

het wegnemen van dubbele controles;

g)

de verbetering van de kosten-batenverhouding van controles.

5.

Indien het foutenpercentage bij de uitvoering aanhoudend hoog is, brengt de Commissie de zwakke punten in de controlesystemen in kaart, onderzoekt zij de kosten en baten van eventuele corrigerende maatregelen en neemt zij passende maatregelen of stelt deze voor, bijvoorbeeld een vereenvoudiging van de toepasselijke bepalingen, verbetering van de controlesystemen en bijsturing van het programma of uitvoeringssystemen.

6.

Voor de toepassing van lid 2, punt d), van dit artikel, en onverminderd de tweede alinea van dit lid, stellen instellingen en organen van de Unie en personen of entiteiten die de begroting overeenkomstig artikel 62, lid 1, uitvoeren, de volgende informatie elektronisch ter beschikking van de Commissie in een interoperabel en machineleesbaar formaat:

a)

over de ontvanger: alle in artikel 38, lid 2, punten a), b) en c), en artikel 38, lid 6, tweede alinea, vermelde informatie en, in het geval van een natuurlijke persoon, ook de geboortedatum;

b)

over de verrichting: alle in artikel 38, lid 2, punten d) en e), vermelde informatie, alsook het unieke identificatiemiddel van de verrichting;

c)

over de uiteindelijk begunstigde(n) van de ontvanger, wanneer deze geen natuurlijke persoon is: voornaam(-namen), achternaam(-namen), geboortedatum en btw-identificatienummer(s) of fiscaal/fiscale identificatienummer(s), indien beschikbaar, of een ander uniek identificatiemiddel op landniveau.

Voor de toepassing van dit artikel verlenen de lidstaten, wanneer zij de begroting overeenkomstig artikel 62, lid 1, ontvangen en uitvoeren, de Commissie alleen toegang tot de in de eerste alinea bedoelde informatie indien zij verplicht zijn dergelijke informatie te registreren en op te slaan overeenkomstig sectorspecifieke regelgeving. Bij ontstentenis van een dergelijke verplichting uit hoofde van sectorspecifieke regelgeving kunnen de lidstaten de Commissie op vrijwillige basis toegang verlenen tot de in de eerste alinea bedoelde informatie waarover zij beschikken.

De Commissie legt uiterlijk eind 2027 een beoordeling voor van de gereedheid van het in lid 2, punt d), van dit artikel bedoelde systeem met betrekking tot de volgende criteria:

a)

de interoperabiliteit met relevante IT-systemen en databanken, waaronder die van de lidstaten, wordt gewaarborgd, zodat de relevante informatie waar mogelijk automatisch en in real time kan worden doorgegeven en dubbele verslaglegging kan worden vermeden;

b)

de risico-indicatoren die door het in lid 2, punt d) van dit artikel bedoelde systeem worden gebruikt, zijn voldoende uniform, objectief, evenredig en noodzakelijk voor de risicobeoordeling, en zijn gebaseerd op betrouwbare informatiebronnen;

c)

het in lid 2, punt d), van dit artikel bedoelde systeem maakt het mogelijk artificiële intelligentie te gebruiken voor het analyseren en interpreteren van gegevens;

d)

het in lid 2, punt d), van dit artikel bedoelde systeem voldoet aan de algemene beginselen inzake gegevensbescherming.

Voor de toepassing van dit artikel wordt onder interoperabiliteit verstaan de minimaal noodzakelijke verzameling van gegevens uit en communicatie tussen verschillende bronnen om de gegevens en de potentiële risico's doeltreffend te kunnen beoordelen.

De instellingen en organen van de Unie, de lidstaten en de personen of entiteiten die de begroting uitvoeren overeenkomstig artikel 62, lid 1, kunnen het in lid 2, punt d), van dit artikel bedoelde systeem op vrijwillige basis gebruiken.

7.

Het in lid 2, punt d), van dit artikel bedoelde systeem wordt ontworpen om de risicobeoordeling met het oog op selectie, toekenning, financieel beheer, monitoring, onderzoek, controle en audit te vergemakkelijken en bij te dragen tot doeltreffende preventie, opsporing, correctie en follow-up van onregelmatigheden, waaronder fraude, corruptie, belangenconflicten en dubbele financiering en:

a)

gebruikt alleen risico-indicatoren die objectief en evenredig zijn, die nodig zijn voor de risicobeoordeling en die gebaseerd zijn op betrouwbare gegevens- en informatiebronnen;

b)

wordt ontworpen voor gebruik in overeenstemming met algemene beginselen inzake gegevensbescherming, waaronder gegevensminimalisering en opslagbeperking, die van toepassing zijn op de verwerking van persoonsgegevens.

De toegang tot gegevens die zijn verwerkt door het in lid 2, punt d), van dit artikel bedoelde systeem voldoet aan de toepasselijke gegevensbeschermingsregels, eerbiedigt de beginselen van noodzakelijkheid en evenredigheid en is beperkt tot de instellingen en organen van de Unie die de begroting uitvoeren, de lidstaten die de begroting uitvoeren krachtens artikel 62, lid 1, eerste alinea, punt b), de lidstaten die middelen van de Unie ontvangen en uitvoeren in het kader van de uitvoering van de begroting krachtens artikel 62, lid 1, eerste alinea, punt a), de personen of entiteiten die de begroting uitvoeren krachtens artikel 62, lid 1, eerste alinea, punt c), onderzoeks-, controle- en auditorganen van de Unie, waaronder OLAF, de Rekenkamer en het EOM, binnen de uitoefening van hun respectieve bevoegdheden. Gegevens die via het in lid 2, punt d), van dit artikel bedoelde systeem beschikbaar zijn, moeten per geval ter beschikking van het Europees Parlement en de Raad worden gesteld voor zover dat nodig is voor en in verhouding staat tot de uitoefening van hun respectieve bevoegdheden, in het kader van de kwijtingsprocedure voor de Commissie.

De Commissie is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 3, punt 8, van Verordening (EU) 2018/1725 en is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en het beheer van en het toezicht op het in lid 2, punt d), van dit artikel bedoelde systeem, voor het waarborgen van de beveiliging, de integriteit en de vertrouwelijkheid van de gegevens, voor de authenticatie van de gebruikers en voor de bescherming van het IT-systeem tegen wanbeheer en misbruik.

De gegevens worden bewaard gedurende de periode die nodig en redelijk is om de in lid 2, punt d), omschreven doelstellingen te verwezenlijken. De maximaal mogelijke opslagperiode bedraagt tien jaar vanaf de laatste bij de Commissie ingediende betalingsaanvraag voor de periode.

8.

Voor de toepassing van lid 2, punt d), van dit artikel, artikel 144, lid 2, en artikel 147, en naast elke toepasselijke sectorspecifieke regelgeving, verstrekken personen en entiteiten die de begroting overeenkomstig artikel 62, lid 1, eerste alinea, punt b), en personen en entiteiten die middelen uitvoeren, indien de begroting met de lidstaten wordt uitgevoerd op grond van artikel 62, lid 1, eerste alinea, punt a), de Commissie via elk officieel kanaal, zoals het geautomatiseerde informatiesysteem dat de Commissie momenteel gebruikt voor de melding van fraude en onregelmatigheden (het ‘beheerssysteem voor onregelmatigheden’), informatie over feiten en bevindingen die alleen zijn vastgesteld in het kader van definitieve rechterlijke beslissingen of definitieve administratieve besluiten met betrekking tot de in artikel 138, lid 1, punt c), iv) en punt d) genoemde redenen, wanneer zij kennis krijgen van dergelijke informatie. Om dezelfde redenen zenden de lidstaten alle andere aanvullende door de Commissie gevraagde informatie toe, met name informatie over de administratieve follow-up.

9.

De lidstaten die middelen van de Unie ontvangen en uitvoeren krachtens artikel 62, lid 1, eerste alinea, punt a), passen de leden 1 tot en met 7 van dit artikel toe.

10.

Voor de toepassing van de vereisten van de leden 2, 3 en 6 van dit artikel door de lidstaten die de begroting uitvoeren krachtens artikel 62, lid 1, eerste alinea, punt b), worden verwijzingen naar ontvangers begrepen als verwijzingen zoals bedoeld in artikel 38, lid 1, tweede alinea.

11.

In het kader van haar controlestrategie ontwikkelt en verricht de Commissie in voorkomend geval controles en audits waarbij gebruik wordt gemaakt van geautomatiseerde IT-instrumenten en opkomende technologieën.

Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.