Artikel 74 Bevoegdheden en taken van de ordonnateur

De ordonnateur is bij de betrokken instelling van de Unie belast met het innen van de ontvangsten en het verrichten van de uitgaven overeenkomstig het beginsel van goed financieel beheer, onder meer door te zorgen voor verslaglegging over de prestaties, en zorgt voor de wettigheid en regelmatigheid ervan en de gelijke behandeling van de ontvangers.

Voor de toepassing van lid 1 van dit artikel stelt de gedelegeerde ordonnateur, overeenkomstig artikel 36 en de door elke instelling van de Unie vastgestelde minimumnormen en rekening houdend met de aan de beheeromstandigheden en de aard van de gefinancierde acties verbonden risico's, de organisatorische structuur en de systemen voor interne controle in die passen bij de uitvoering van zijn taken. De inrichting van die structuur en die systemen geschiedt op basis van een uitvoerige risicoanalyse, waarin rekening wordt gehouden met kosteneffectiviteits- en prestatieoverwegingen.

Voor het verrichten van de uitgaven gaat de bevoegde ordonnateur vastleggingen in de begroting en juridische verbintenissen aan, stelt hij de uitgaven betaalbaar, geeft hij betalingsopdrachten en verricht hij de voor de besteding van de kredieten vereiste voorafgaande handelingen.

Met het oog op de inning van de ontvangsten stelt de bevoegde ordonnateur ramingen van schuldvorderingen op, stelt hij de te innen rechten vast en geeft hij invorderingsopdrachten af. In voorkomend geval ziet de bevoegde ordonnateur af van het innen van een vastgestelde schuldvordering.

Met het oog op het voorkomen van fouten en onregelmatigheden voordat verrichtingen worden toegestaan, en teneinde minder het risico te lopen dat doelstellingen niet worden verwezenlijkt, wordt elke verrichting ten minste onderworpen aan een controle vooraf met betrekking tot de operationele en de financiële aspecten ervan, op basis van een meerjarige controlestrategie die rekening houdt met het risico. Bij controles vooraf wordt in voorkomend geval gebruikgemaakt van geautomatiseerde IT-instrumenten en opkomende technologieën, zoals bedoeld in artikel 36, lid 11.

De frequentie en de reikwijdte van de controles vooraf worden door de bevoegde ordonnateur bepaald op basis van zijn eigen risicoanalyse, waarbij rekening wordt gehouden met de resultaten van voorafgaande controles en van risico- en kosteneffectiviteitsoverwegingen. In geval van twijfel vraagt de voor de betaalbaarstelling van de verrichtingen bevoegde ordonnateur in het kader van de controle vooraf aanvullende informatie of voert hij een controle ter plaatse uit om redelijke zekerheid te verkrijgen.

Voor een bepaalde verrichting wordt de verificatie gedaan door andere personeelsleden dan diegenen die de verrichting hebben ingeleid. De verificatie wordt niet gedaan door personeelsleden die de ondergeschikten zijn van degenen die de verrichting hebben ingeleid.

De gedelegeerde ordonnateur kan voorzien in controles achteraf om fouten en onregelmatigheden bij verrichtingen na validering op te sporen en te corrigeren. Deze controles kunnen steekproefsgewijs volgens het risico worden ingericht en houden rekening met de resultaten van eerdere controles en met kosteneffectiviteits- en prestatieoverwegingen. Bij controles achteraf wordt in voorkomend geval gebruik gemaakt van geautomatiseerde IT-instrumenten en opkomende technologieën, zoals bedoeld in artikel 36, lid 11.

De controles achteraf en de controles vooraf worden niet door dezelfde personeelsleden uitgevoerd. De voor de controles achteraf verantwoordelijke personeelsleden zijn geen ondergeschikten van de voor de controles vooraf verantwoordelijke personeelsleden.

De regels en modaliteiten, met inbegrip van termijnen, voor het uitvoeren van audits van de begunstigden, zijn duidelijk, samenhangend en transparant en worden bij de ondertekening van de subsidieovereenkomst ter beschikking van de begunstigden gesteld.

Bevoegde ordonnateurs en voor de uitvoering van de begroting bevoegd personeel beschikken over de vereiste beroepsbekwaamheden.

Bij elke instelling van de Unie zorgt de gedelegeerde ordonnateur ervoor dat:

Indien een bij het financieel beheer en de controle van de verrichtingen betrokken personeelslid van oordeel is dat een besluit dat zijn meerdere hem verplicht toe te passen of te accepteren onregelmatig is of strijdig met het beginsel van goed financieel beheer of de beroepscode die dat personeelslid gehouden is te respecteren, deelt hij dit aan zijn hiërarchieke meerdere mee. Indien het personeelslid dit schriftelijk doet, antwoordt de hiërarchieke meerdere schriftelijk. Indien de hiërarchieke meerdere niet optreedt of het aanvankelijke besluit of voorschrift bevestigt en het personeelslid van oordeel is dat een dergelijke bevestiging geen redelijk antwoord vormt op zijn bezorgdheid, stelt het personeelslid de gedelegeerde ordonnateur schriftelijk hiervan in kennis. Wanneer deze geen antwoord geeft binnen een redelijke termijn gelet op de omstandigheden van het betrokken geval, die in elk geval niet langer is dan één maand, licht het personeelslid de in artikel 145 bedoelde instantie in.

Gevallen van onwettige activiteit, fraude of corruptie die de belangen van de Unie kunnen schaden, worden door het personeelslid gemeld bij de autoriteiten en instanties die zijn aangewezen bij het Statuut en bij de besluiten van instellingen van de Unie betreffende de voorwaarden en modaliteiten voor interne onderzoeken op het gebied van de bestrijding van fraude, corruptie en alle andere onwettige activiteiten die de belangen van de Unie schaden. Overeenkomsten met externe controleurs die audits verrichten inzake het financieel beheer van de Unie bevatten een verplichting voor de externe controleur om de gedelegeerde ordonnateur in kennis te stellen van elk vermoeden van onwettige activiteit, fraude of corruptie die de belangen van de Unie kunnen schaden.

De gedelegeerde ordonnateur legt aan zijn instelling van de Unie verantwoording over de uitoefening van zijn taken af in de vorm van een jaarlijks activiteitenverslag met informatie over de financiën en het beheer, inclusief de resultaten van controles, waarin hij verklaart, tenzij anders staat vermeld in voorbehouden betreffende bepaalde gebieden van ontvangsten en uitgaven, redelijke zekerheid te hebben dat:

Het jaarlijks activiteitenverslag bevat informatie over de gedane verrichtingen in het licht van de doelstellingen en prestatieoverwegingen in de strategische plannen, de met deze verrichtingen verbonden risico's, het gebruik van de ter beschikking gestelde middelen en de efficiëntie en de doeltreffendheid van internecontrolesystemen. Het verslag omvat een globale beoordeling van de kosten en baten van controles en informatie over de mate waarin de goedgekeurde beleidsuitgaven bijdragen tot het verwezenlijken van de strategische doelstellingen van de Unie en meerwaarde van de EU opleveren. De Commissie stelt een samenvatting op van de jaarlijkse activiteitenverslagen voor het voorgaande jaar.

De jaarlijkse activiteitenverslagen van het begrotingsjaar van de ordonnateurs en, indien van toepassing, de gedelegeerde ordonnateurs van instellingen van de Unie, organen van de Unie, Europese bureaus en agentschappen van de Unie worden uiterlijk op 1 juli van het volgende begrotingsjaar op een vlot toegankelijke wijze bekendgemaakt op de website van de respectieve instellingen van de Unie, organen van de Unie, Europese bureaus of agentschappen van de Unie, onder voorbehoud van naar behoren gemotiveerde vertrouwelijkheids- en veiligheidsoverwegingen.

De gedelegeerde ordonnateur houdt voor elk begrotingsjaar bij hoeveel overeenkomsten overeenkomstig bijlage I, punt 11.1, a) tot en met f), en punt 39 worden gesloten door middel van onderhandelingsprocedures. Indien het aantal onderhandelingsprocedures in verhouding tot het aantal door dezelfde gedelegeerde ordonnateur gegunde procedures aanzienlijk stijgt ten opzichte van voorgaande begrotingsjaren of indien deze verhouding aanmerkelijk hoger is dan het gemiddelde van zijn instelling van de Unie, brengt de bevoegde ordonnateur verslag uit aan zijn instelling van de Unie, en vermeldt hij daarbij de maatregelen die, in voorkomend geval, zijn genomen om deze tendens om te buigen. Elke instelling van de Unie zendt het Europees Parlement en de Raad een verslag over de onderhandelingsprocedures toe. In het geval van de Commissie wordt dit verslag gevoegd bij de in lid 9 van dit artikel bedoelde samenvatting van de jaarlijkse activiteitenverslagen.